“Ik ben denk ik wel een voorbeeld van iemand die geleefd wordt door zijn inbox.”
Toen Thijs (49) dat zei, hoefde hij het eigenlijk niet verder uit te leggen. Ik zag het al aan hoe hij zijn mail beschreef. Zijn inbox stond altijd open. Er kwam van alles binnen. Hij reageerde snel – vaak binnen twee minuten – en dat gaf ook voldoening. Iemand helpen, iets afronden, door.
Maar er gebeurde nog iets anders bij zijn mail organiseren. Zijn inbox was niet alleen een plek waar mail binnenkwam. Het was zijn takenlijst geworden. Alles wat nog aandacht vroeg, bleef staan – met vlaggetjes of zonder – “voor later”. Dingen die hij bewust even niet oppakte, maar die in zijn hoofd bleven rondcirkelen.
“Ik heb zoveel nog gevlagd van: moet ik nog een keer iets mee?”
“Ik kan het dan niet meer terugvinden.”
“Ik was echt even het hele overzicht kwijt.”
Er ging weinig mis, zei hij. Hij redde het wel. Maar het kostte veel energie en rust was er niet.
Druk zijn met mail organiseren is iets anders dan regie hebben
Thijs werkt in een rol met veel verantwoordelijkheid. Nationale trajecten, internationale contacten, kennisdeling, netwerkontwikkeling. Er gebeurt veel. En juist in zo’n omgeving voelt snel reageren professioneel: “Als ik gelijk reageer op een mailtje, dan vind ik het fijn dat ik iemand geholpen heb.”
Dat herken ik wel. Veel mensen zijn betrokken, voelen zich verantwoordelijk en willen het goed doen (ik ook!). Alleen: als je sneller reageert op een nieuwe mail dan op je eigen planning, bepaalt je inbox ongemerkt je dag.
En als je takenlijst verstopt zit in je mail, dan staat je werkdag permanent open voor iedereen die jou iets stuurt. Zo zei Thijs het ook: “Eigenlijk werk ik de hele dag vanuit mijn mailbox.”
Dat is de reden dat je mail organiseren geen luxe is, maar een voorwaarde om de regie te houden.
We begonnen niet met mail organiseren
Wat we niet deden, is meteen de mailbox opruimen. Dat lijkt misschien wel logisch – je ziet een volle inbox en je wilt naar nul – maar het lost het onderliggende probleem niet op.
We begonnen bij zijn belangrijkste verantwoordelijkheden en projecten. Wat vraagt de komende maanden écht aandacht? Waar is hij inhoudelijk verantwoordelijk voor? Wat zijn de grotere lijnen in zijn werk?
Ik noem dat ‘de keien’: de grotere, terugkerende thema’s of projecten die structureel tijd vragen. Niet de losse mailtjes (kiezels) of de afleiding (zand), maar het werk waar het in de kern om draait.
Door die keien eerst helder te maken, ontstaat er overzicht. Nog niet gelijk in de inbox, maar wel in het werk. En dat is een belangrijke basis.
Pas daarna hebben we zijn mailbox daarop ingericht. Alleen mappen voor actuele projecten. Geen wirwar aan submappen. Een duidelijke plek voor ‘afwachten’. Oude mails uit beeld. Regels ingesteld voor terugkerende nieuwsbrieven en cc-stromen, zodat niet alles meer handmatig door zijn aandacht hoefde.
Zijn inbox werd weer wat het hoort te zijn: een verwerkingsplek. Geen opslag, geen takenlijst, geen mentale reminder. En dat is in de kern waar mail organiseren over gaat.
De grootste verandering zit niet in de techniek
De echte omslag kwam toen we het hadden over zijn start van de dag. Hij merkte zelf al op: “Ik moet maandag niet als eerste mijn inbox bekijken. Ik moet als eerste mijn belangrijkste projecten bekijken.” Dat is een dagelijkse keuze waarmee je de regie over je werkdag in eigen handen houdt.
We hebben vaste mailmomenten ingepland. Twee blokken per dag. Meldingen uit. Eerst werken aan wat hij zelf belangrijk vindt, daarna pas besluiten wat er met nieuw binnengekomen mails moet gebeuren.
Weer grip op zijn inbox
Thijs zei aan de begin van de sessie: “Ik laat me helemaal meeslepen door mijn inbox. Ik ben echt het overzicht kwijt.”
Na het organiseren van zijn mail zei hij: “Dit was precies wat ik nodig had. Het helpt me om weer te focussen op wat in mijn werk de belangrijkste dingen zijn. Het gaat me heel erg helpen om de structuur te handhaven en mijn dag niet gelijk weer helemaal vol te laten lopen. Deze methode vind ik echt heel fijn en is super nuttig voor mij.”
Voor mij zit de essentie daar. Niet in een lege inbox op zich. Maar in het gevoel dat je weer zelf kiest waar je aandacht naartoe gaat. Grip op je inbox gaat dus eigenlijk over grip op je werkdag en uiteindelijk over grip op je energie. En soms helpt het om daar samen met een professional organizer naar te kijken, zodat je niet alleen opruimt, maar structureel anders gaat werken.
Herken je dit?
Werk jij ook vanuit je mail? Blijven open eindjes in je hoofd rondzingen? Heb je het gevoel dat je vooral reageert in plaats van stuurt?
Dan ligt het probleem waarschijnlijk niet aan hoeveel mail je krijgt. Maar aan het ontbreken van een helder mail systeem dat bij jou past. En dat is goed nieuws. Want een systeem kun je bouwen. Op een manier die past bij hoe jij werkt.
Wil jij ook weer grip op je inbox – en daarmee op je werkdag? Dan help ik je graag met het organiseren van je mail, op een manier die bij jou past. Neem contact op voor een kennismaking!
3 tips om je mail beter te organiseren
Begin je dag niet in je inbox
Hoe verleidelijk het ook is: open je mail niet als eerste. Kijk eerst naar je belangrijkste verantwoordelijkheden of projecten voor die dag. Wat vraagt vandaag echt aandacht? Je inbox komt daarna wel. Zo voorkom je dat je dag al vóór 09.00 uur door anderen wordt bepaald. Mail organiseren begint bij kiezen waar je aandacht als eerste naartoe gaat.
Maak van je inbox een verwerkingsplek (geen opslag)
Alles wat in je inbox staat, vraagt een beslissing. Doen, plannen, archiveren of verwijderen. Laat er geen ‘twijfelmails’ staan. Wat je niet direct doet, zet je op je takenlijst of in je agenda. Je inbox is geen geheugensteun, maar een plek waar je bewust besluiten neemt.
Plan vaste mailmomenten in
Kies twee (of maximaal drie) momenten per dag waarop je je mail verwerkt. Zet meldingen uit en werk gefocust je inbox door. Buiten die momenten blijft je mail dicht. Zo werk je vanuit je eigen prioriteiten in plaats van vanuit binnenkomende prikkels. Zo maakt je mail organiseren echt verschil.
Geef een reactie