Leren plannen zonder je agenda dicht te timmeren

Hoe Thijs weer overzicht kreeg in zijn werk

“Mijn week is vaak voorbij voordat ik het doorheb.” Dat zei Thijs zei toen we begonnen met onze sessie over plannen. Hij is zeker niet iemand die stilzit. Integendeel: zijn werk zit vol overleg, projecten en vragen van collega’s. De hele dag gebeurt er van alles en daar reageert hij meestal ook meteen op.

“Als ik snel reageer op een mailtje of een vraag, dan heb ik iemand geholpen. Dat voelt goed.”

Maar dat heeft ook een keerzijde. Want terwijl hij anderen helpt, blijven andere dingen liggen. Belangrijke dingen zoals grotere projecten. Of werk waar je echt even in moet duiken. En dan gebeurt er iets wat veel professionals zullen herkennen: de dagen zitten vol en het overzicht verdwijnt.

“Er komen heel veel dingen tussendoor,” zei Thijs. “En als mijn dag al vol zit met overleggen, heb ik geen moment om de actiepunten uit te werken. Dan verlies ik het overzicht van wat eigenlijk het belangrijkste is.”

Als je dag wordt bepaald door wat er tussendoor komt

Veel mensen die ik tegenkom hebben geen probleem met hard werken: ze zijn betrokken, verantwoordelijk en behulpzaam. Zeker mensen die voor non-profit organisaties of stichtingen werken voelen vaak een grote betrokkenheid.

Dat geldt ook voor Thijs. Hij helpt graag collega’s en denkt graag mee. Maar juist daardoor reageert hij vaak op wat zich op dat moment aandient. “Dan reageer ik op dingen die op dat moment urgent voelen,” zei hij. “Terwijl er eigenlijk andere dingen liggen die misschien belangrijker zijn.”

Dan wordt goed plannen belangrijk, zodat je bewust gaat kiezen waar je tijd naartoe gaat.

Leren plannen zonder dat je agenda dichtslibt

Toen we begonnen met het leren plannen van zijn werkweek, was er één belangrijke voorwaarde. Thijs wilde absoluut niet dat zijn agenda volledig werd dichtgetimmerd.

“Ik krijg echt jeuk als mijn agenda helemaal vol staat,” zei hij lachend. “Ik wil ruimte houden. Anders werkt het voor mij niet.” Logisch. Mensen denken soms dat plannen betekent dat elke minuut vastligt, maar goed leren plannen werkt juist anders. Het gaat niet om méér acties in je agenda proppen, maar om beter plannen.

Tijdens de sessie zijn we daarom eerst gaan kijken naar zijn belangrijkste werk. Niet naar alles wat hij doet, maar de dingen die echt verschil maken. De projecten waar hij inhoudelijk mee bezig wil zijn en de onderwerpen waar hij verdieping in wil aanbrengen. Daar begint leren plannen: vastleggen wat voor jou belangrijk is.

Dingen die steeds blijven liggen

Tijdens ons gesprek kwamen er ook taken naar voren die al langer op zijn lijst stonden. Werk waar hij eigenlijk meer tijd voor wil maken, maar dat er steeds tussendoor glipt. “Er zijn dingen waar ik echt eens goed in wil duiken,” vertelde hij. “Maar daar kom ik gewoon niet aan toe.”

Dat is vaker zo bij mensen die zich heel betrokken voelen bij hun werk. Ze weten wel wat belangrijk is, maar ondertussen gebeurt er van alles tussendoor. Dingen die ook om aandacht vragen. En voor je het weet is de week weer voorbij.

Agenda opnieuw bekijken

Na het bepalen van zijn belangrijkste werkzaamheden zijn we samen zijn agenda gaan bekijken. Dat is altijd een interessant moment. Want daar zie je vaak meteen waar de ruimte zit – en waar niet.

We keken naar afspraken, overleggen en terugkerende taken. Maar ook naar werk dat eigenlijk nergens echt gepland stond. Werk waarvan je denkt: dat doe ik wel ergens tussendoor. Maar dat “tussendoor” komt er vaak niet.

Daarom hebben we in zijn agenda een aantal gerichte werkblokken gemaakt. Niet voor elke taak apart, maar voor het soort werk waar hij aan wil werken. Blokken waarin hij zich kan focussen op zijn belangrijkste projecten.

En tegelijkertijd bleef er bewust ruimte ‘over’ in zijn agenda – buffer ruimte. Want in zijn werk gebeurt er simpelweg te veel om alles dicht te plannen.

Kleine veranderingen, grote impact

Wat ik zelf mooi vond in deze sessie, was dat het niet ging om een compleet nieuwe manier van werken. Veel van wat we bespraken, voelde voor Thijs eigenlijk al heel logisch. Maar het verschil zit in het even stilstaan bij wat echt belangrijk voor je is. De tijd nemen om naar je agenda te kijken voordat de week begint zodat je weet wat er komt. En bewust kiezen waar je tijd naartoe gaat. Dat is niet alleen werk, dat gaat ook over zelfzorg, gezondheid, sporten.

“Ik hoop dat het me helpt om sneller te zien wanneer er eigenlijk te veel op mijn bord ligt,” zei hij aan het einde van de sessie. “Dat ik dan ook bewust acties kan doorschuiven, in plaats van dat dingen gewoon blijven liggen.”

Overzicht EN flexibiliteit

Wat Thijs vooral wilde, was overzicht zonder zijn flexibiliteit kwijt te raken. “Ik wil niet het gevoel hebben dat ik geleefd word door mijn agenda,” zei hij. Dat snap ik heel goed, plannen moet geen keurslijf worden – het moet juist ruimte geven om te focussen op wat belangrijk is. En toch nog te kunnen reageren op wat er onderweg gebeurt.

“Ik denk dat deze structuur me echt kan helpen,” zei hij aan het einde van de sessie.

Leren plannen begint met één stap

Leren plannen is geen trucje dat je in één keer onder de knie hebt, het is iets wat je moet oefenen door er dagelijks mee bezig te zijn. En net als bij het organiseren van je inbox of je administratie: de eerste stap is overzicht creëren. Wat ligt er eigenlijk allemaal op je bordje en wat is echt belangrijk?

Daarom gaat Thijs de komende tijd met zijn nieuwe weekstructuur experimenteren. Kijken wat werkt en wat beter kan. En stap voor stap ontdekken wat voor hem de beste manier van plannen is. En af en toe hebben we contact om te kijken hoe dat gaat.

Herkenbaar?

Als jij dit leest en denkt: dit herken ik… Dat gevoel dat je week voorbij vliegt voordat je het doorhebt. Dan kan het helpen om samen naar je werk en je agenda te kijken. Niet om alles helemaal vol te plannen, maar om weer overzicht te krijgen in wat voor jou echt belangrijk is.

Ben je benieuwd hoe zo’n sessie eruitziet? Plan gerust een korte kennismaking met mij in. Dan kijken we samen of ik je kan helpen om meer grip te krijgen op je werk.